Politique des renseignements personnels

CONTEXTE

BOMA Québec est un organisme sans but lucratif constitué sous la partie trois de la Loi sur les compagnies du Québec.

BOMA Québec accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. Dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique »), vous apprendrez comment notre organisation, recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels que vous pourriez lui fournir et explique comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque nécessaire. Cette Politique s’applique lors de votre adhésion, de votre inscription aux médiums de communications, lors de votre navigation sur le site Web www.boma-quebec.org (le « Site »), lors de vos inscriptions aux activités et événements, lors de votre participation aux programmes offerts, sur des publications, lors de votre inscription aux concours des Prix BOMA et autres activités de reconnaissance et tout autre service pouvant être rendu par BOMA (les « Services »).

La présente Politique fait partie intégrante de nos conditions d’utilisation, lesquelles décrivent les conditions que vous acceptez de respecter lors de votre utilisation de nos Services. Nous recueillerons, utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels conformément à la présente Politique, sans exception. En utilisant les Services, vous attestez avoir lu et compris la Politique, et vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique . Si vous n’acceptez pas la présente Politique, nous vous prions de ne pas utiliser les Services ou de ne fournir aucun renseignement personnel.

CHAMP D’APPLICATION

Cette Politique s’adresse à toute personne utilisant les Services de BOMA Québec.

Cette Politique est applicable aux renseignements personnels recueillis, détenus, conservés, communiqués, utilisés ou détruits par BOMA Québec.

1. Qu’entend-on par « renseignement personnel »?

Un « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne et permet, directement ou indirectement, de l’identifier, tel qu’un nom, un numéro d’assurance sociale (NAS), un identifiant de traçage en ligne comme une adresse IP ou une ou plusieurs caractéristiques particulières relatives à son identité.

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

BOMA Québec détermine les fins pour lesquelles elle recueille des renseignements personnels et informe les personnes concernées de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements. La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs précisés dans la présente Politique et nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels conformément à la présente Politique. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

3. Comment recueillons-nous vos renseignements?

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels lorsque vous utilisez nos Services et les fournissez volontairement. Par exemple, nous pouvons vous demander de fournir des renseignements personnels, si vous :

• Utilisez nos Services;
• Visitez notre Site;
• Établissez un compte d’utilisateur et l’utilisez;
• Vous inscrivez à une activité;
• Achetez une commandite;
• Achetez un article depuis le site;
• Utilisez nos outils en ligne;
• Envoyez une question ou un commentaire à notre organisation par courriel, téléphone, télécopieur ou par l’intermédiaire de notre site;
• Communiquez avec un employé, un bénévole, un administrateur par téléphone, courriel ou en personne;
• Participez à un événement;
• Affichez des commentaires, des messages ou autres contenus sur notre site, y compris sur nos outils en ligne ou nos blogues, sur la page Web pour nous joindre ou par l’intermédiaire d’autres fonctionnalités du site qui vous permettent d’afficher vos propres commentaires, messages et contenu;
• Vous abonner aux communications électroniques, telles que notre bulletin électronique le BOMAinfo;
• Utiliser des fonctionnalités de notre site qui nécessitent des renseignements personnels.

4. Utilisation et conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés sans votre consentement à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux lois applicables. De temps à autre, nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins émergentes ou supplémentaires et, le cas échéant, nous modifierons la présente Politique pour inclure ces fins émergentes ou supplémentaires et obtiendrons votre consentement.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.

BOMA Québec peut utiliser les renseignements personnels ou les communiquer à d’autres fins, si la personne concernée y consent ou si la Loi l’exige.

5. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s’engagent à respecter cette Politique. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels à des fournisseurs qui nous aident dans les catégories suivantes :

En cas de changement important dans notre structure d’affaires, nous pourrions communiquer des renseignements personnels vous concernant à l’autre partie pour conclure cette transaction commerciale.

6. Où vos renseignements personnels sont-ils hébergés?

Nous hébergeons vos renseignements personnels au Québec, Canada. Pour vous fournir des Services, nous pouvons utiliser des fournisseurs de services, de traitement de données et autres tierces parties pour la prestation de certains services en notre nom. Ces tierces parties peuvent sauvegarder, traiter et transmettre des renseignements personnels sur des serveurs qui sont situés à l’extérieur du Canada, dans les juridictions dont les lois sur la protection de la vie privée peuvent différer de celles du Canada, ce qui peut inclure les États-Unis d’Amérique. Par conséquent, les renseignements personnels peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part des gouvernements, des tribunaux ou de l’application de la loi dans ces juridictions, conformément aux lois desdites juridictions. Par exemple, nous pouvons partager les renseignements en réponse à des demandes valides de la part des autorités gouvernementales, des tribunaux et des responsables de l’application de la loi dans ces pays.

Sous réserve des lois applicables dans ces autres juridictions, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que les mesures de protection adéquates soient en place auprès de nos tierces parties, exigeant qu’elles maintiennent un niveau de protection des renseignements personnels équivalent à celui qui s’applique au Canada.

7. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires.

Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d’utiliser définitivement nos Services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements, en apprendre plus ici.

8. Liens vers d’autres sites

Le site peut contenir certains liens vers d’autres sites Web ou ressources Internet, notamment ceux qui appartiennent à nos commanditaires, partenaires ou collaborateurs. Quand vous cliquez sur l’un de ces liens, vous entrez en contact avec un autre site Web ou une autre ressource Internet qui peuvent recueillir des renseignements à votre sujet de façon volontaire ou par l’intermédiaire de témoins ou autres technologies. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection de la vie privée ou du contenu de tout site dont le propriétaire-exploitant est une tierce partie. Ces autres sites pouvant recueillir et traiter les renseignements recueillis différemment, nous vous encourageons à passer en revue et lire attentivement la Politique de chaque site que vous visitez.

9. Fournir les détails de votre carte de crédit sur notre site

Si vous faites un paiement par carte de crédit par l’intermédiaire de notre organisation, nous demandons les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour compléter le traitement de la transaction. Les renseignements que vous fournissez pour un paiement unique, tels que les numéros de cartes de crédit et leurs codes de sécurité, le nom qui figure sur ces cartes de crédit et les dates d’expiration, sont transmis directement de vous à la société de traitement des cartes de crédit; BOMA Québec ne sauvegarde que le type de carte de crédit, les quatre derniers chiffres du numéro de la carte de crédit et la date d’expiration dans le cas d’un paiement inexact devant être remboursé. BOMA Québec vous enverra un courriel confirmant que la transaction par carte de crédit est conclue.

En ce qui a trait aux débits préautorisés pour les paiements récurrents, tous les renseignements sont sauvegardés par BOMA Québec ou une tierce partie agissant en notre nom et transformés en données codées de sorte que seuls ceux qui ont besoin d’y accéder aux fins de mises à jour des renseignements financiers peuvent obtenir le numéro de carte de crédit. Les données chiffrées sont fournies à la société de traitement des cartes de crédit aux intervalles adéquats. Aux fins de facturation, nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec de tierces parties, y compris les sociétés de traitement de cartes de crédit, mais nous ne fournissons que les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires à cette fin.

10. Utilisons-nous des témoins et autres technologies semblables?

Au cours de vos interactions avec notre site, nous pouvons utiliser de la technologie ou des services de collecte de données automatiques pour enregistrer et recueillir de l’information qui désigne votre ordinateur, qui fait le suivi de votre utilisation de ce site et qui recueille d’autres renseignements personnels et sur vos habitudes de navigation Internet. Cette technologie de collecte de données peut inclure des témoins et autres marqueurs semblables faisant partie de ce Site afin de rehausser la fonctionnalité et la navigation pour nos visiteurs.

Les fichiers témoins sont des informations transmises et sauvegardées sur votre appareil pour identifier celui-ci ou votre compte client. Ils nous permettent, par exemple, de faire fonctionner nos sites Web, d’améliorer sa sécurité, de corriger des bogues, de procéder à certaines analyses d’utilisation, et d’adapter nos contenus afin qu’ils répondent mieux à vos goûts et habitudes.

Plus précisément, nos sites Web peuvent utiliser les technologies suivantes :

Les renseignements dont le suivi est effectué à l’aide de ces mécanismes sont, notamment, les suivants :

• Votre adresse IP;
• Le type de navigateur et le système d’exploitation utilisés;
• Les pages du site qu’un utilisateur visite;
• Les autres sites Web qu’un utilisateur a visités avant de visiter ce site.

 Vous pouvez refuser ou désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur selon les instructions fournies dans le fichier d’aide de votre fournisseur de services Internet. Remarquez qu’en choisissant de désactiver les témoins, vous pouvez limiter votre accès à certaines des fonctionnalités personnalisées de ce Site.

11. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Dans le but de protéger vos renseignements personnels, BOMA Québec utilise des mesures de sécurité qui tiennent compte de la sensibilité desdits renseignements.

Nous maintenons des mesures de sécurité techniques, matérielles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès non autorisé. Tous les renseignements personnels que vous nous fournissez sont échangés par l’intermédiaire d’un serveur sécurisé. Malheureusement, la sécurité de toute transmission de données par Internet ne peut être entièrement garantie. Par conséquent, bien que nous soyons pleinement engagés à protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité de toute information ou tout renseignement personnel que vous nous fournissez. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter? »

Nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner l’accès à votre compte sur notre site, toutefois, il incombe à vous seul de maintenir la confidentialité de votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et de tout autre renseignement lié à votre compte. Nous prenons également des mesures raisonnables pour veiller à ce que les personnes désignées par BOMA Québec pour gérer vos données comprennent l’importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels et que les personnes non autorisées ne doivent pas avoir accès aux renseignements personnels dont nous avons disposés ou détruits.

12. Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels?

Pour exercer vos droits, nous vous invitons à communiquer avec nous suivant la section «  Comment nous contacter? ». Nous pourrions vous demander une pièce d’identité pour s’assurer qu’il s’agit bien de vous. Toute demande est sans frais, à moins que vous souhaitiez obtenir une copie des documents.

Accès. Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous et nous répondrons à votre demande selon les délais prévus par les lois applicables. Remarquez que nous ne pouvons pas autoriser l’accès à vos renseignements personnels lorsque ceux-ci ne peuvent être séparés des renseignements sur d’autres personnes, ne peuvent être divulgués pour des raisons de sécurité ou de secret commercial, ou sont protégés par un privilège juridique. Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner l’accès à vos renseignements personnels, nous vous aviserons des raisons du refus d’accès.

Rectification. Vous pouvez demander qu’une mise à jour ou des changements à vos renseignements personnels soient effectués en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Nous nous efforcerons de corriger ou de mettre à jour les renseignements personnels que vous identifiez être inexacts ou incomplets. Au besoin, les changements seront également transmis aux tiers pertinents ayant accès à ces renseignements.

Suppression. Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.

Retrait de votre consentement. Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains Services.

13. Communications par courriel électronique ou courriel

BOMA Québec respecte la Loi canadienne antipourriel (LCAP) et ne vous enverra pas de communications électroniques qui contreviennent à cette Loi.

Nous veillerons à ce que chacun de nos courriels offre l’option et les consignes d’exclusion nécessaires, si vous ne voulez plus recevoir de courriels de BOMA Québec à l’avenir. Vous pouvez annuler les envois en cliquant sur le lien fourni dans le courriel, ou en nous téléphonant. Si nous n’avons pas votre consentement exprès pour l’envoi de communications électroniques, nous ne communiquerons avec vous qu’aux fins limitées permises par la LCAP.

14. Commentaires et contenu de l’utilisateur affichés sur les forums et babillards électroniques.

Si vous affichez des commentaires sur notre Site ou autres médias sociaux de BOMA Quebec ou si vous utilisez les forums qui sont disponibles sur notre Site de temps à autre, vous acceptez que les renseignements personnels que vous divulguez volontairement sur ces forums, fenêtres pour commentaires ou autres sections interactives où des renseignements personnels peuvent être affichés, ces renseignements peuvent être recueillis et utilisés par d’autres utilisateurs Internet. Cela peut entraîner la réception de messages non sollicités d’autres utilisateurs ou parties. Nous ne pourrons être tenus responsables de la sécurité du contenu que vous affichez volontairement sur les forums ou sections de commentaires de notre Site ou dans toute autre section interactive de notre Site. Reportez-vous à nos conditions d’utilisation pour bien comprendre vos obligations en matière de contenu personnel.

15. Modifications à la Politique

BOMA Québec peut, de temps à autre et à sa seule discrétion, modifier la présente Politique . Dans un tel cas, nous vous informerons des changements d’une manière propre à vous joindre, en indiquant à quelle date les changements prendront effet. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par BOMA Québec sont régies par la version de la présente Politique alors en vigueur. Nous afficherons la version la plus récente sur notre site, veillant à préciser en haut de cette page la date de révision de cette Politique. Veuillez vérifier cette Politique périodiquement pour vous assurer d’être au fait de toute mise à jour ou de tout changement. Votre utilisation continue de notre site à la suite de changements apportés à la présente Politique constitue votre consentement aux dispositions de la Politique modifiée.

16. Comment nous contacter?

Nous accueillons vos commentaires. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations quelconques concernant cette Politique, ou si vous choisissez l’une ou l’autre des options suivantes :

• Consulter les renseignements personnels que vous nous avez fournis pour en vérifier l’exactitude, en faire la mise à jour ou les supprimer de nos dossiers;
• Demander que nous cessions d’envoyer des communications électroniques ou tout autre contact avec vous;
• Signaler toute violation de la présente Politique .

Veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :

Responsable de la protection des renseignements personnels

BOMA Québec
1200 McGill College, bureau 1500
H3B 4G7
Tél. 514 282-3826, poste 2003
Courriel : boma@boma-quebec.org

17. Entrée en vigueur et révision

Cette Politique entre en vigueur le 1er mars 2024 et est à jour au 10 mars 2024.